Das Optimieren von Arbeitsabläufen besteht aus sechs Schritten

Schritt 1 und 2 sind gleich wie beim Strukturieren

1. Der Blick und die Betrachtung von aussen

Der erste Eindruck ist für mich ein sehr wichtiger Moment. Der erste Blick kommt immer mit Bildern, Stimmungen und Eindrücken daher, die man später schnell vergisst oder zu übersehen beginnt. Als Besitzer haben Sie gar keine Möglichkeit mehr, aus Ihrem Betrieb herauszutreten und einen «unverbrauchten» Blick zu werfen. Die Zeit und die Anforderungen an einen Betrieb bringen es jedoch meistens mit, dass sich am Aussen unbemerkt Veränderungen einstellen und innen Prozesse zu Monstern oder Qualen werden. Beides kann sich unbemerkt ganz merkwürdig oder nachteilig auswirken.

2. Sichten, Zuhören, Nachfragen

Erzählen sie mir, von Ihren Waren und Aufgaben, von Ihrer Motivation, Ihren Zielen und Träumen. Sagen Sie mir, was Sie empfinden, wo der Schuh drückt oder was Sie denken, was es jetzt braucht. Im Gespräch hört das aufmerksame, «unverbrauchte» Ohr mehr heraus. Zwischen den Zeilen kommt manchmal bereits eine Lösung, ohne dass der Sprecher sich dessen bewusst ist. Zusammen sichten wir das Objekt. Diese Sichtung darf gefühlt auch chaotisch sein.

3. Mitarbeiten

Um Mängel, Zumutungen oder Ressourcen-Fresser in Prozessen festzustellen, ist es unumgänglich, im zu optimierenden Bereich mitzuarbeiten, dies im laufenden Tagesgeschäft und mit genügend Zeit, um alle Prozesse in jedem Kontext mitzumachen. Das Mitanpacken bei eingeschaltetem Kopf ermöglicht die beste Sicht auf Fehler.

4. Spar-, Optimierungspotenzial definieren

Alle Bereiche und Tangenten müssen betrachtet und auf Ergonomie, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit geprüft werden. Flexibilität und Zufriedenheit der Beteiligten sind zudem erheblich. Ich erstelle eine Liste der Fehler. Hier werden auch sehr klein erscheinende Fehler aufgeführt, da auch diese sehr negativ zu Buche schlagen können.

5. Punkte filtern

Die Fehlerliste wird jetzt in verschiede Bereiche geordnet: Arbeitsbereich, Wichtigkeit, Aufwand.

6. Konkrete Lösungen und Bericht

Lösungsvorschläge für alle aufgezeigten Fehler, immer mit der einfachsten, besten Lösung voran und Synergien aufzeigend. Ich erstelle einen Bericht über die gesamte Arbeit; er wird die Kundensicht und die Mitarbeiter- /Inhabersicht aufzeigen.

Das effektive Aufzeigen der Kostenersparnis in genauen Zahlen ist nur mit detaillierter Kenntnis der Betriebskosten möglich. Das heisst, dass ich nur aufzeigen kann, wo gespart oder optimiert werden kann, nicht aber exakt wieviel.